新卒就活のときには必要のなかった職務経歴書。
履歴書だけでは分からない情報を応募先企業に知ってもらうための重要な書類です。職務経歴書の内容次第で選考通過確率が上がるといっても過言ではありません。
ONE CAREER PLUSのキャリアアナリストが転職活動のよくある疑問にお答えする特集「転職ノウハウまとめ」。今回は、書類選考通過の鍵を握る職務経歴書の書き方や注意点を紹介していきます。
1．職務経歴書とは
職務経歴書とは、仕事に関する経験内容を具体的にアピールする書類のことをいいます。採用担当者は応募者がどんな仕事をしてきたかがわかりません。そのため、職務経歴書に書かれている内容で応募者が自社の求める人材に適しているかを判断し、書類選考のふるいにかけます。
また、職務経歴書は書類選考だけでなく、面接時に面接官が手元におきながら質問事項を決めるのに使用するため、転職活動において非常に重要な書類といえます。
転職活動では面接に重点がおかれがちですが、そもそも書類選考で落とされると面接にも進めません。いくら仕事ができて実力があっても、書類選考突破の鍵となる職務経歴書を雑に書いたり適当に書いたりしていては、書類作成能力やビジネスマナーができていないと判断されることもあります。また、経験内容や実績をうまくアピールができていないと、採用担当者は応募者が自社に適した人材かも判断できません。職務経歴書は自分の転職活動を左右するため、丁寧に作成しましょう。
【目指すべき職務経歴書のポイント】
- 短時間ですらすら読める（例えば、職務要約だけ見れば会いたいと判断できる、など）
- 応募者の実績や熱意がイメージしやすい
- 会って話を聞いてみたくなる
- 採用側の企業にマッチングしそうだと思える
2．履歴書と職務経歴書の違い
履歴書は応募者の居住地や経歴・希望給与など基本的な情報をまとめた書類です。採用担当者は、履歴書の内容で、通勤可能な居住地であるか、学歴や職歴、家族状況、希望職種などを確認します。
採用担当者は履歴書の基本情報から、応募者が募集条件のラインに到達しているかを確認します。そしてそこから職務経歴書を見て、応募者が今回の募集している業務や役職で活躍できる人材かを判断していきます。
つまり、履歴書でOKになってはじめて職務経歴書で選考される流れになります。職務経歴書では、求めるスキルを満たしているか、仕事への熱意があるか、文書作成でプレゼン能力があるか、自分の強みを把握しているか、などが見られます。
履歴書は自分の基本情報の紹介、職務経歴書は自分をプレゼンするための書類だと理解しておきましょう。採用担当者に「会ってみたい」と思われるような職務経歴書の作成を意識することが大事です。
3．よくあるNGポイント6つ
職務経歴書でよくあるNGポイントを6つ紹介します。
3-1. 誤字脱字が多い
誤字脱字が多いと、日頃から「仕事においてもミスが多いのでは？」と、企業側から懸念される可能性があります。また、「緊張感を持たずに書類を作るのは本気度が低い」という印象を与えてしまい、大きなマイナスになります。職務経歴書を作成したら何度も見直しましょう。
3-2. 内容がまとまっておらず、分量が多い
小さな文字でビッシリ書かれて読みづらかったり、枚数が３〜４枚を超えるような職務経歴書だ読んで欲しい部分が伝わらないケースもあります。読み手の立場を考え、簡潔にまとめるように意識しましょう。
3-3. 空欄が多い
職務経歴書に空欄が多いとやる気のない印象になったり、書き忘れかどうか採用担当者が悩むことになります。できるだけ空欄を作らないようにしましょう。書くことが思い浮かばない場合は、職務経歴書を書く前に、自分にアピールできる経験や強みはないか、メモ帳などに書くなどして棚卸しをしておきましょう。
3-4. 一般的でない用語、口語文
業界の専門用語や、あまり一般的ではない言葉を書くのは、できるだけ避けましょう。どうしても書く必要がある場合は、初めてその言葉を聞く人でもわかりやすく伝わるように書くようにしてください。また、正式書類にも関わらず口語が入ってしまうと、稚拙な文章になるため要注意です。
3-5. 抽象的な成果、数値
「顧客のニーズをよく考えながら精力的に営業活動に取り組むことにより、入社3年目には、毎月部内トップレベルの新規契約件数を実現できるようになりました」
→具体的な成果、数値が入っていないのでアピールにはつながりません。
3-6. 客観性のない成果
「私は営業をしていて高い売り上げ実績を残してきました」
→「誰」と「何」と比較して具体的にどれぐらい高いのか不明です。客観的にアピールできるデータを示さないと、採用担当者に良い印象は与えられません。
4．職務経歴書の書き方 4つの注意点
職務経歴書は見やすさが大事です。誤字脱字のないように、丁寧でわかりやすく記入しましょう。
4-1. 基本情報
・フォント・文字サイズ
履歴書をパソコンで作成する場合、基本的にフォントは“ヒラギノ明朝体”もしくは“MS明朝体”、文字サイズは10に設定します。ただし、記入日の項目は文字サイズ8に設定しましょう。
・記入日
ここでいう記入日とは、職務経歴書を提出する年月月日のことです。数字は右寄せ・半角文字、年号は西暦（例：2022年）を記入します。
・氏名
氏名は日付の下にフルネームで書き、右寄せにします。
・完成時のページ数（目安）
自分を良く見せたくて、あれもこれもと書いていては、職務経歴書の枚数が増えるだけです。採用企業側が求めているものを理解して簡潔にまとめましょう。職務経歴書はA4用紙1〜2枚、多くても3枚程度におさめるのが目安です。
〈あくまで目安〉
・1社経験／社会人4年目までの場合：職務経歴書は1-2ページ内で収まるように
・1社経験／社会人10年目までの場合：職務経歴書は2ページで収まるように
・2社経験以上、社会人5年目以降の場合：職務経歴書は2-3ページで収まるように
4-2. 職務要約
これまでの職務経歴を簡潔にまとめましょう。応募先の企業で活かせる内容を書くと採用担当者の目に留まりやすくなります。字数は250字前後が目安です。数字を活用したり、応募職種に関連するキーワードを書き出すと採用担当者へのアピールになります。
・新卒時の入社先
法人格（株式会社、有限会社など）、事業内容、設立年月日、資本金、売り上げ高、従業員数などを正しく記載しましょう。
・配属先
応募する業種に関係なくても、配属先はすべて記入しましょう。
・職務内容
配属先でどんな仕事をしていたか箇条書きにしましょう。
・実績（受賞歴、成果を上げた内容）
実績や会社で受賞したものがあれば、可能な限り記入しましょう。数字で示せるものは必ず数字を入れると具体性がアップします。
〈例〉
XXXX年XX月度 個人決定 第1位（85名中）
XXXX年XX月度 チーム決定 第1位（15名中）
XXXX年daiXX四半期 首都圏エリア 法人営業部門 第1位（350名中）
4-3. 職歴
職務経歴書には記載スタイルがあり、自分に適したものを使いましょう。それぞれについて解説します。
・記載スタイル
職務経歴書の書き方には編年体形式・逆編年体形式があります。いずれも時系列に沿って業務内容をまとめる形式です。編年体形式は過去から現在の順で一番古い経歴から上に記載し、逆編年体形式は現在から過去に遡る書き方で一番新しい経歴を上に記載します。
一般的に使われているのは逆編年体形式です。逆編年体形式は時系列に沿って書くため、職務についての習熟度を効果的に伝えることができます。直近でアピールしたい実績がある場合は逆編年体形式で記入しましょう。
・配属変更や昇進した場合は明記
配属変更や昇進についても、時系列にそって、変更した部署名、昇進した役職名、変更・昇進の年月日などを正確に記入しましょう。
4-4. 自己PR
職務経歴書の中で非常に重要な項目です。4~5行程度で目に見える成果や実績を記入しましょう。自分の強みや、その強みを具体的にどのように活かせるかを箇条書きにしてまとめるなどして、読みやすさを工夫すると採用担当者に伝わりやすくなります。
5．実例解説（Before→After）
この項では、職務要約や自己PRの書き方についてNGとなりやすいケースごとに解説していきます。
＜5-1. 抽象度が高すぎる（職務要約／自己PR）＞
抽象度が高く、他候補者やその組織の中でどれぐらいすごいかわからないケース
Bad（改善前）
「頑張って実績として2,000万円売上げました」
Good（改善後）
「毎日アポイントを〇件、訪問〇件を実施したことにより、同じ部署にいる50人の中で、月間売上平均1,500万円のところ、自分は2,000万円売上げることができました。自分のファンを増やしたことで売上につながったと思います」
＜5-2. 定量的な記載を心がけていない＞
実績や課題をなるべく定量的な数値で語りたいがほとんどない。どれぐらいの結果をあげた方なのか？が分かりづらい
Bad（改善前）とGood（改善後）の自己PRを比べてみましょう。
Bad（改善前）の自己PR
現状を分析し、相手の最善策を考える力。
代理店営業担当として、私が担当したパートナー企業が、顧客の質低下に伴って審査通過率が低下し、パートナー企業の受注額が減少してしまいました。審査不承諾になった顧客を確認すると、事前に顧客情報の問い合わせが来ていない顧客がほとんどであったため、まず営業に行く前に顧客情報の問い合わせの徹底をお願いしました。その結果、審査不承諾になる顧客への営業を訪問前に止めることができ、パートナー企業の営業担当者の稼働率が上がり、審査通過率は最低時の30％から70％まで１ヶ月間で上昇しました。また、審査の通過見込みがわずかにある顧客に関しては、案件を見極めつつ、当社の施策を利用し、個別の決裁申請を行ってからの承諾にしたことで、当社優先利用の意識も高まり、シェアも30％から80％まで拡大し、前月は月額成約目標の達成率が70％になっていたが、翌月には100％を超えることができました
Good（改善後）の自己PR
≪目標達成のために、原因分析、個別の細やかな対応も行う柔軟性≫
（リース系商材の代理店営業担当だった私が）担当していたパートナー企業A社の売上が、月次で減少傾向にあった状況からV字回復させたことです（具体的には、売上予算について、担当前の達成率70%→担当後の翌月達成率110%と改善）。
売上減少の要因を分析すると、売上を構成する4つのファクター（[1.リリース審査を行う"案件数"]、[2.案件単価]、[3.審査通過率]、[4.審査通過後の自社サービス利用率（＝シェア率）]）のうち、[3.審査通過率]の低下（平常時80%→最低50%へダウン）が減少要因の大きな部分を占めました。
その原因は、顧客層の質低下です。具体的には、パートナー企業の営業担当者が顧客の属性や状態に適した商談・審査準備を行なっていない案件の増加があり、事前問い合わせのデータと審査案件の比較を通じて判明しました。そのため事前に案件の見極めが課題となり、営業訪問前に顧客情報の確認を徹底してもらうことに。審査の通過見込みによって、各案件の対応を工夫することで、V字回復の成果を得られました。
Good（改善後）では、実績や課題など定量的な数値が入っているため、実績が分かりやすくなっています。
＜5-3. 文章の構造が読みづらい＞
・結論ファーストを心がけましょう
読みやすさはもちろんですが、結論ファーストにすることで論理的思考力を持っていることをアピールできます。よく用いられるわかりやすい文章構造は以下のようなパターンで、面接でもこの構造にしたがって話すケースや、質問を深く聞かれるケースが多いため、ぜひ整理して書くようにしましょう。
結論・成果
→その結論や成果に至る課題
→その課題に対する対応策や個人としての工夫
→成果の再掲（だから、成果が出せた）
具体例として、上で紹介したBad/Goodの事例で解説します。
Bad（改善前）の自己PR
現状を分析し、相手の最善策を考える力。
代理店営業担当として、私が担当したパートナー企業が、顧客の質低下に伴って審査通過率が低下し、パートナー企業の受注額が減少してしまいました。審査不承諾になった顧客を確認すると、事前に顧客情報の問い合わせが来ていない顧客がほとんどであったため、まず営業に行く前に顧客情報の問い合わせの徹底をお願いしました。その結果、審査不承諾になる顧客への営業を訪問前に止めることができ、パートナー企業の営業担当者の稼働率が上がり、審査通過率は最低時の30％から70％まで１ヶ月間で上昇しました。また、審査の通過見込みがわずかにある顧客に関しては、案件を見極めつつ、当社の施策を利用し、個別の決裁申請を行ってからの承諾にしたことで、当社優先利用の意識も高まり、シェアも30％から80％まで拡大し、前月は月額成約目標の達成率が70％になっていたが、翌月には100％を超えることができました
事象を時系列に書いているだけで、最後まで読まないとどんな実績かがわかりません。一目で実績が分かるように、結論を先に書くようにしましょう。
Good（改善後）の自己PR
≪目標達成のために、原因分析、個別の細やかな対応も行う柔軟性≫
（リース系商材の代理店営業担当だった私が）担当していたパートナー企業A社の売上が、月次で減少傾向にあった状況からV字回復させたことです（具体的には、売上予算について、担当前の達成率70%→担当後の翌月達成率110%と改善）。
売上減少の要因を分析すると、売上を構成する4つのファクター（[1.リリース審査を行う"案件数"]、[2.案件単価]、[3.審査通過率]、[4.審査通過後の自社サービス利用率（＝シェア率）]）のうち、[3.審査通過率]の低下（平常時80%→最低50%へダウン）が減少要因の大きな部分を占めました。その原因は、顧客層の質低下です。具体的には、パートナー企業の営業担当者が顧客の属性や状態に適した商談・審査準備を行なっていない案件の増加があり、事前問い合わせのデータと審査案件の比較を通じて判明しました。
そのため事前に案件の見極めが課題となり、営業訪問前に顧客情報の確認を徹底してもらうことに。審査の通過見込みによって、各案件の対応を工夫することで、V字回復の成果を得られました。
Good（改善後）は、以下のような構造になっています。
・結論
「担当していたパートナー企業A社の売上が、月次で減少傾向にあった状況からV字回復させたことです（具体的には、売上予算について、担当前の達成率70%→担当後の翌月達成率110%と改善）。」
・その結論や成果に至る課題
「売上減少の要因を分析すると、売上を構成する4つのファクター（[1.リリース審査を行う"案件数"]、[2.案件単価]、[3.審査通過率]、[4.審査通過後の自社サービス利用率（＝シェア率）]）のうち、[3.審査通過率]の低下（平常時80%→最低50%へダウン）が減少要因の大きな部分を占めました。」
「その原因は、顧客層の質低下です。具体的には、パートナー企業の営業担当者が顧客の属性や状態に適した商談・審査準備を行なっていない案件の増加があり、事前問い合わせのデータと審査案件の比較を通じて判明しました。」
・その課題に対する対応策や個人としての工夫
「そのため事前に案件の見極めが課題となり、営業訪問前に顧客情報の確認を徹底してもらうことに。」
・成果の再掲（だから成果が出せた）
「審査の通過見込みによって、各案件の対応を工夫することで、V字回復の成果を得られました。」
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